Niemcy to najczęstszy kierunek zleceń, które obsługujemy w Insped. To także rynek, na którym najszybciej widać skutki niedopilnowanych papierów. Dokumenty przewozowe do Niemiec same w sobie nie są skomplikowane: to transport wewnątrz Unii Europejskiej, bez odprawy celnej. Niemiecki magazyn przyjmuje jednak dostawę według własnych procedur. Jeśli kierowca nie ma dokumentu, którego oczekuje rampa, auto staje na parkingu, a okno rozładunku przepada. Poniżej znajdziesz checklistę z perspektywy spedytora. Dowiesz się, co przygotowujesz jako nadawca, co zapewnia przewoźnik i gdzie najczęściej pojawiają się braki, osobno dla FTL i LTL.
Kto odpowiada za który dokument
Dokumenty najprościej podzielić na trzy grupy. Pierwsza to dokumenty towaru i transakcji: faktura, dokument dostawy (w Polsce zwykle WZ, w Niemczech Lieferschein), packing list, a przy towarach szczególnych także dokument przewozowy ADR albo dokument dla odpadów. Za ich treść odpowiadasz Ty jako nadawca, bo tylko Ty wiesz, co faktycznie stoi na paletach.
Druga grupa to dokument samego przewozu, czyli list przewozowy CMR. Zwykle wystawia go nadawca albo spedytor w jego imieniu, a podpisują go nadawca, przewoźnik i odbiorca. Trzecia grupa to dokumenty przewoźnika i kierowcy: licencja wspólnotowa, dokumenty pojazdu, polisa OCP, dane z tachografu, a w transporcie międzynarodowym także deklaracja delegowania kierowcy składana przez przewoźnika w unijnym systemie IMI. Tych dokumentów nie kompletujesz. Ich brak oznacza jednak ryzyko zatrzymania auta przy kontroli drogowej, a więc i opóźnienie Twojej dostawy. Dlatego weryfikacja przewoźnika przed zleceniem jest częścią przygotowania dokumentów, choć rzadko tak się o niej myśli.
Spór o to, kto miał dostarczyć dany papier, rozstrzyga się w praktyce na etapie zlecenia. Jeśli odbiorca wymaga na przykład dwóch egzemplarzy Lieferscheinu albo numeru zamówienia wpisanego w CMR, zapisz to wprost. Więcej o tym, co powinno się tam znaleźć, przeczytasz w artykule o tym, co zawiera zlecenie transportowe.
Checklista nadawcy: co musi pojechać z towarem
List przewozowy CMR
CMR to podstawowy dokument drogowego przewozu międzynarodowego, oparty na Konwencji CMR. Potwierdza zawarcie umowy przewozu i przyjęcie towaru przez przewoźnika, a po podpisie odbiorcy także dostarczenie. Konwencja przewiduje trzy oryginały: dla nadawcy, odbiorcy i przewoźnika. Za prawdziwość danych, które wpisujesz jako nadawca, czyli liczby sztuk, opisu towaru i wagi, odpowiadasz Ty. Najczęstszy problem to rozbieżność między dokumentami. Przykładowo w CMR wpisano 24 palety, a w Lieferscheinie 22, bo dwie zostały w magazynie. Taka różnica wystarczy, żeby magazynier wstrzymał przyjęcie. Rubryki i typowe błędy opisujemy osobno w artykule List przewozowy CMR – jak poprawnie wypełnić i jakich błędów unikać.
Faktura i Lieferschein
Faktura nie zawsze musi jechać z towarem. Wiele firm wysyła ją odbiorcy elektronicznie i to jest w porządku. Niemiecki magazyn przyjmuje dostawę na podstawie dokumentu dostawy, czyli Lieferscheinu. Najważniejsze są na nim trzy elementy: numer zamówienia odbiorcy (Bestellnummer), numer dostawcy nadany przez odbiorcę oraz pozycje i ilości zgodne z zamówieniem. Magazynier porównuje Lieferschein z awizacją w systemie. Bez numeru zamówienia często nie może zaksięgować przyjęcia, nawet jeśli towar jest w idealnym stanie. Warto dać kierowcy dwa egzemplarze: jeden zostaje u odbiorcy, drugi wraca z potwierdzeniem.
Packing list i etykiety
Przy towarze mieszanym, wielu pozycjach na jednej palecie albo komponentach dla przemysłu packing list pozwala odbiorcy sprawdzić zawartość bez rozbierania ładunku. Pilnuj, żeby numeracja palet na liście odpowiadała etykietom na paletach. Zakłady produkcyjne, zwłaszcza w automotive, często wymagają własnego standardu etykiet, na przykład zgodnych z wytycznymi VDA. Sprawdź to przed załadunkiem, bo przeklejanie etykiet na rampie u odbiorcy to strata godzin.
Dowody do WDT: zadbaj o nie przed wyjazdem auta
Sprzedaż firmie z Niemiec ze stawką 0% VAT to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Aby ją zastosować, potrzebujesz dowodów, że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy. Ustawa o VAT wskazuje jako podstawowe dowody między innymi dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika, kopię faktury i specyfikację ładunku, a dopuszcza też dowody dodatkowe. Nabywca musi mieć ważny numer VAT UE. Sprawdź go przed wysyłką w systemie VIES.
Z perspektywy spedytora najważniejszy jest egzemplarz CMR z podpisem i pieczątką odbiorcy w rubryce potwierdzenia odbioru. Właśnie ten dokument ginie najczęściej. Kierowca oddaje go w biurze przewoźnika, przewoźnik dołącza go do faktury za fracht, a do nadawcy trafia po tygodniach albo wcale. Dlatego zapisz w zleceniu, że przewoźnik przesyła skan podpisanego CMR zaraz po rozładunku, a oryginał odsyła razem z fakturą. Wielu zleceniodawców uzależnia od tego płatność frachtu. Jeśli sprzedajesz na warunkach EXW i transport organizuje nabywca, zdobycie podpisanego CMR jest trudniejsze. Zabezpiecz się wtedy w umowie sprzedaży, o czym piszemy w tekście o regułach Incoterms 2020. Kwestie podatkowe zawsze uzgodnij z księgowością, bo to ona oceni, czy Twój komplet dowodów jest wystarczający.
FTL a LTL: czym różni się obieg dokumentów
Przy transporcie całopojazdowym FTL obieg jest prosty. Jeden nadawca, jeden odbiorca albo kilku na trasie, a kierowca odbiera dokumenty przy załadunku i oddaje je przy rozładunku. Twoje zadanie to wręczyć mu CMR, Lieferschein i packing list do ręki. Dopilnuj też, żeby przed podpisaniem CMR policzył palety i ewentualnie wpisał zastrzeżenia.
W transporcie drobnicowym LTL towar przechodzi przez terminal przeładunkowy, czasem przez dwa. Często jedzie dalej innym autem niż to, które go odebrało. Dokumenty łatwo wtedy oddzielić od towaru, dlatego sprawdzają się trzy zasady. Każda paleta ma etykietę z adresem odbiorcy i numerem przesyłki. Komplet dokumentów leży w foliowej kieszeni przymocowanej do palety. Kopię wysyłasz mailem spedytorowi. W LTL list CMR bywa wystawiany na odcinek z terminalu, a nadawca dostaje własne potwierdzenie odbioru. Ustal z góry, jaki dokument z podpisem odbiorcy otrzymasz jako dowód dostawy do WDT. Jak wygląda droga przesyłki przez terminale, wyjaśniamy w artykule o tym, jak działa konsolidacja ładunków paletowych.
Dokumenty specjalne: ADR, odpady, palety
Towary niebezpieczne (ADR)
Towar niebezpieczny wymaga dokumentu przewozowego zgodnego z ADR. Zawiera on między innymi numer UN, prawidłową nazwę przewozową, klasę, grupę pakowania i ilość. Przygotowuje go nadawca. Przewoźnik zapewnia kierowcę z zaświadczeniem ADR, instrukcje pisemne i wyposażenie pojazdu. Przy niewielkich ilościach mogą obowiązywać wyłączenia z uproszczonymi wymaganiami. Musisz jednak wiedzieć o nich przed zleceniem, bo od tego zależy dobór auta. Szerzej piszemy o tym w tekście Transport ADR bez opóźnień i zbędnego ryzyka, a ofertę opisujemy na stronie transport ADR.
Odpady
Makulatura, złom, folia poprodukcyjna czy zużyte opakowania to w świetle przepisów odpady, nawet jeśli w Niemczech mają kupca. Przemieszczanie odpadów między państwami UE reguluje rozporządzenie (WE) nr 1013/2006. Dla odpadów z tak zwanej zielonej listy, wysyłanych do odzysku, potrzebny jest dokument z załącznika VII, który jedzie z ładunkiem. Pozostałe odpady wymagają wcześniejszej zgody właściwych organów. UE przyjęła nowe rozporządzenie zastępujące te przepisy, dlatego przed wysyłką sprawdź, które regulacje obowiązują w dniu transportu. Nie zlecaj takiego przewozu jak zwykłej drobnicy, bo zatrzymanie przy kontroli dotyczy wtedy całego ładunku.
Palety i inne przypadki
Jeśli przewóz odbywa się z wymianą palet, potrzebujesz potwierdzenia wymiany podpisanego przy rozładunku. Niemieccy odbiorcy często nie wymieniają palet od ręki, tylko wystawiają kwit paletowy (Palettenschein). Ustal w zleceniu, czy wymiana obowiązuje i kto odbiera kwit. Więcej znajdziesz w artykule o gospodarce paletowej. Osobne zasady dotyczą też wyrobów akcyzowych, takich jak alkohol czy paliwa. Ich przemieszczanie dokumentuje się elektronicznie w systemie EMCS, więc taki ładunek zgłoś spedytorowi z wyprzedzeniem.
Jakie braki zatrzymują auto przy rampie w Niemczech
Duże magazyny i centra dystrybucyjne w Niemczech pracują zwykle na systemach rezerwacji okien czasowych. Kierowca zgłasza się z numerem rezerwacji, a magazyn porównuje dokumenty z awizacją. Najczęstsze przyczyny postoju z naszej perspektywy to:
- brak numeru zamówienia odbiorcy na Lieferscheinie albo brak samego Lieferscheinu,
- rozbieżność liczby palet lub sztuk między CMR, Lieferscheinem a awizacją,
- kierowca bez numeru rezerwacji okna albo awizacja na inny dzień niż faktyczny przyjazd,
- etykiety niezgodne z wymaganiami odbiorcy lub nieczytelne po przeładunku w LTL,
- brak dokumentu ADR albo jego niezgodność z oznakowaniem opakowań.
Skutek jest podobny w każdym przypadku. Auto nie dostaje rampy, czeka na korektę dokumentów z Polski, a jeśli okno minie, rozładunek przesuwa się nawet na następny dzień. Dochodzi do tego koszt postoju i ryzyko, że kierowca nie zdąży na kolejny załadunek. Jak postępować, gdy auto już stoi pod magazynem, opisujemy w tekście o odmowie przyjęcia towaru.
Jak przekazać dokumenty spedytorowi, żeby nic nie zginęło
Najwięcej problemów rozwiązuje jeden mail wysłany przed załadunkiem. Powinny się w nim znaleźć skany CMR, Lieferscheinu i packing listy, numer rezerwacji okna u odbiorcy oraz informacja o dokumentach specjalnych. Dzięki temu spedytor może porównać dane jeszcze przed przyjazdem auta i w razie rozbieżności poprawić je, zanim kierowca stanie na rampie. Jeśli przy zapytaniu podasz od razu wymagania odbiorcy dotyczące dokumentów, uwzględnimy je w zleceniu dla przewoźnika.
Planujesz wysyłkę? Sprawdź, jak organizujemy transport do Niemiec, zapoznaj się z pełnym zakresem usług transportowych albo wyślij dane ładunku przez formularz wyceny transportu.
Najczęstsze pytania
Czy przy transporcie towaru z Polski do Niemiec potrzebna jest odprawa celna?
Nie, jeśli towar ma unijny status i jedzie między dwoma państwami UE. Nie ma wtedy zgłoszenia celnego, ale potrzebujesz kompletu dokumentów przewozowych i handlowych. Wyjątki to między innymi wyroby akcyzowe, których przemieszczanie dokumentuje się w systemie EMCS.
Kto wypełnia list przewozowy CMR przy wysyłce do Niemiec?
Zwykle CMR wystawia nadawca albo spedytor w jego imieniu, a przewoźnik i odbiorca uzupełniają swoje rubryki i podpisują dokument. Za prawdziwość danych o towarze, takich jak liczba sztuk, opis i waga, odpowiada nadawca. Przewoźnik powinien przy załadunku sprawdzić liczbę palet i wpisać ewentualne zastrzeżenia.
Czy podpisany CMR wystarczy jako dowód wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów?
CMR z potwierdzeniem odbioru jest jednym z podstawowych dowodów WDT, zwykle razem z kopią faktury i specyfikacją ładunku. Przepisy dopuszczają też dowody dodatkowe, na przykład korespondencję z nabywcą czy dokumenty płatności. Ocenę, czy Twój komplet jest wystarczający, warto zostawić księgowości lub doradcy podatkowemu.
Co to jest Lieferschein i czy jest obowiązkowy?
Lieferschein to niemiecki dokument dostawy, odpowiednik polskiego WZ. Żaden przepis transportowy go nie narzuca, ale większość niemieckich magazynów przyjmuje towar właśnie na jego podstawie. Bez Lieferscheinu z numerem zamówienia odbiorcy rozładunek często jest wstrzymywany.
Czym różnią się dokumenty przy przesyłce LTL i FTL?
Zestaw dokumentów jest podobny, ale w LTL towar przechodzi przez terminale przeładunkowe, więc dokumenty łatwiej oddzielić od ładunku. Dlatego każda paleta powinna mieć etykietę, a komplet dokumentów warto przymocować do palety w foliowej kieszeni. Przy LTL ustal też z góry, jaki dokument z podpisem odbiorcy dostaniesz jako dowód dostawy.
Autor: Robert Flaszyński – Spedytor z 15-letnim doświadczeniem w transporcie międzynarodowym.
Podczas tworzenia artykułu wspomagano się narzędziami AI. Treść została przygotowana i sprawdzona przez autora.
